Quelques clés pour rédiger un Appel d’Offres Stockage

Publié le 1 novembre 2020
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Tout d’abord quelques bonnes pratiques à suivre …

Le processus d’Appel d’Offres est un acte régulier et classique dans le cycle de vie de l’IT avec des conséquences majeures sur les infrastructures déployées, et ce pour de nombreuses années.

Il convient donc d’être particulièrement attentif et rigoureux et de respecter quelques règles clés pour s’assurer qu’il contribuera efficacement au choix de la bonne solution.

Et dans la période actuelle où la réduction des coûts va encore s’accentuer pour faire face à la crise, les Appels d’Offres vont très certainement se multiplier afin de remplacer des infrastructures vieillissantes et/ou coûteuses par des solutions plus économiques délivrant plus de de valeur pour les Métiers.

Dans ce contexte, le Stockage sera régulièrement au cœur des enjeux comme réceptacle de la Donnée devenue le centre du monde et le nouvel Eldorado ! Tout est fait pour accumuler autant de données que possible, sur tout, afin de trouver un jour la fameuse pépite qui fournira l’avantage concurrentiel décisif.

J’ai donc jugé intéressant (j’ose à mon âge …) de vous proposer quelques clés sous un format simple et exploitable pour éviter les longs discours (je sais, je suis très bavard …) afin de jeter les bases d’un Appel d’Offres sur le Stockage pertinent et surtout efficace.

Bien comprendre l’existant technique …

  • Architecture générale avec tous les sites concernés
  • Inventaire des composants : baies, SAN avec toutes les caractéristiques (modèles, microcode), volumétrie, type de disques, liens FC & IP
  • Inventaire des serveurs physiques/logiques à connecter avec système d’exploitation, cartes DC & réseau
  • Performances constatées : débit, nb E/S, taille E/S, lecture vs écriture, latence, avec moyenne et percentile 95%/98%
  • Partages de fichiers avec les protocoles (NFS, CIFS), en accès simples ou multiples
  • Distribution de la volumétrie en fonction des domaines applicatifs (VMs, base de données, …)
  • Taux de réduction (le cas échéant) avec outils de mesure (ex : comprestimator)
  • Environnements d’administration, de supervision, de sauvegarde, …

 Identifier les besoins techniques …

  • Type de stockage : bloc/fichier/objet
  • Volumétrie « utile », avec prise en compte des besoins techniques annexes (ex : cliché ou copie pour la réplication asynchrone)
  • Intégration serveur physique / hyperviseur / Conteneur (K8s)
  • Performance (voir expression des besoins)
  • Disponibilité, avec impact acceptable des pannes sur les performances et la volumétrie disponible
  • Résilience (PCA/PRA), avec RTO/RPO, avec principes de bascule et de continuité de service, et réalisation de tests « à blanc » sans impact sur la production
  • Réduction des données (thp, dedup, compression, …)
  • Chiffrement des données de bout en bout
  • Cliché, clone, …
  • Evolution de la volumétrie et de la performance sur 3 ans sans changement de l’infrastructure, et au-delà sans migration des données autant que possible
  • Evolution de la cartographie applicative sur la base de l’existant
  • Intégration avec l’existant (supervision, sauvegarde, ordonnancement, …)
  • Engagements attendus avec critères techniques, validité dans le temps, mode de vérification, pénalités (sujet complexe car très difficiles à formuler …)

Un point fondamental est de demander explicitement aux soumissionnaires de fournir impérativement des réponses avec des explications détaillées avec des schémas, un argumentaire (surtout pour la performance !), les hypothèses retenues et enfin des recommandations !

Laisser libre court à la créativité autour des technologies innovantes …

Comme vous l’avez constaté dans le Vademecum en 4 parties (!) que j’ai récemment publié (https://www.metanext.com/le-vademecum-du-stockage-en-2020-2021-14/), les technologies du Stockage sont en pleine évolution et il est important d’en tirer le meilleur parti.

Je vous recommande vivement de laisser les soumissionnaires être créatifs pour proposer des solutions innovantes, mais dûment justifiées ! Il serait toujours temps de les retenir ou non lors du dépouillement et de l’analyse des offres.

  • Flash (une évidence …)
  • NVMe
  • SCM
  • NVMe over FC, Ethernet, TCP
  • Services Cloud, notamment en mode hybride
  • Automatisation (Ansible, …)
  • Stockage persistant pour conteneurs / K8s
  • NAS Scale-Out
  • SDS
  • Stockage Objet
  • Stockage secondaire
  • Computational Storage (pour les plus hype !)
  •  …

(Re)donner à l’exploitation sa véritable place …

  • Portail graphique unique, centralisée et sécurisée pour administration et exploitation multi-sites (inclus Cloud hybride), multi usage bloc/fichier/objet, PRA/PCA, …
  • Vue de la chaîne de liaison de « bout en bout » depuis le serveur physique/logique, applicatif inclus si possible
  • Suivi temps réel et historique de la volumétrie, de la performance, de la disponibilité, de la résilience, avec analyse des tendances et scénarios « what if »
  • Accès aux informations en mode graphique et ligne de commande
  • API standard d’intégration pour les outils de supervision, d’ordonnancement, de sauvegarde
  • Support avec remontée automatique des incidents ou des pannes, et système préventif de détection des pannes
  • Interventions à chaud pour les correctifs, les montées de version, les ajouts de matériels

Et surtout évaluer l’intégration de l’IA dans toutes ces fonctions pour limiter les alertes à l’essentiel, anticiper les pannes (ex : module Flash) ou les erreurs (ex : espace insuffisant), faciliter le diagnostic et libérer du temps pour les projets à valeur ajoutée !

Penser à l’environnement (physique) …

  • Conformité du soumissionnaire à la démarche RSE de l’entreprise
  • Caractéristiques matérielles de la solution proposée : dimensions, poids, puissance, dissipation thermique, câblage fort et faible, câblage réseau, câblage SAN, type armoire

Préparer le déploiement et rendre la vie quotidienne plus simple …

L’aspect projet est (trop) fréquemment traité de façon trop succincte dans les Appels d’Offres. Peut-être parce qu’il s’agit d’une étape bornée dans le temps, en comparaison des années à passer ensuite avec la solution.

Pourtant c’est un moment clé pour comprendre la nouvelle solution, toute sa richesse mais aussi ses subtilités, et parfois ses défauts, pour partir sur des bases saines et s’assurer que tous les « livrables » nécessaires à la vie quotidienne (documentation, script, …) sont disponibles, avec le transfert de connaissances associé.

D’où ce paragraphe un peu long j’en conviens …

  • Plan projet avec toutes les étapes, tâches, livrables prévus, la gouvernance associée (comités pilotage, technique, …) ainsi que des CVs anonymes des intervenants clés, permettant de soutenir les engagements du soumissionnaire
  • Calendrier avec les principaux jalons (commande, livraison, MOM, VABF, VSR)
  • Délai et modalités de livraison
  • Mise en ordre de marche avec vérification prérequis à l’installation, installation physique des équipements, connexion électrique, connexions LAN/SAN (inclus multi-pathing) avec les actions suivantes a minima :
    1. – La mise à jour au dernier niveau des microcodes (« firmwares »), le cas échéant
    2. – Le paramétrage des équipements et leur intégration dans le réseau
    3. – La configuration de la console unique d’administration et de supervision, notamment pour le suivi et le contrôle des métriques de performance, de disponibilité et de résilience (RPO)
    4. – La configuration ou les procédures d’envoi des alertes sur le suivi du RPO (synchrone et asynchrone), via SNMP et courriel
    5. – La configuration de la volumétrie SAN, NAS, Objet conformément aux spécifications techniques
    6. – La création et la configuration des volumes SAN et des partages NAS, Objet permettant l’utilisation de la solution depuis les serveurs
    7. – L’intégration avec l’infrastructure de sauvegarde
    8. – La configuration de l’ensemble des fonctionnalités SAN, NAS, Objet proposées notamment la réduction des données, les clichés et les clones
    9. – La configuration des fonctionnalités SAN, NAS, Objet de résilience synchrone et asynchrone
    10. – Les procédures de bascule / reprise de l’ensemble d’une plate-forme complète d’un site (périmètre SAN et NAS) vers un autre site, avec retour au mode nominal
    11. – Les procédures de bascule / reprise d’un volume SAN et d’un partage NAS, Objet vers un autre site, avec retour au mode nominal
    12. – Les procédures de test de bascule / reprise d’un volume SAN et d’un partage NAS, Objet vers un autre site, avec retour au mode nominal
    13. – La configuration des éléments qui permettent le déploiement automatisé des volumes SAN et des partages NAS, Objet
  • Documentation avec les livrables suivants à minima
    1. – Document d’Architecture Technique (DAT) détaillé, avec l’ensemble des spécifications techniques des composants matériels et logiciels de la solution proposée, et les schémas détaillés de l’architecture technique mise en œuvre sur tous les sites
    2. – Document d’Urbanisation avec le schéma d’implantation des équipements dans les 3 salles
    3. – Document de Configuration avec tous les éléments de paramétrage et de configuration de la solution proposée sur les 3 sites
    4. – Document d’Exploitation (DEX) avec les principales procédures pour exploiter les fonctionnalités déployées
    5. – Dossier de recette (VABF)
    6. – Transfert de connaissance, sur la solution déployée, avec les profils, les sessions et le plan de formation
  • Pilote de migration
    1. – Mode opératoire global, les pré-requis, les étapes (avec description des tâches et la charge associée), la charge de travail estimée pour le client
    2. – Outils matériels et logiciels mis en œuvre, le cas échéant spécifiques,
    3. – Guide de Migration pour le pilote de migration décrivant la méthode envisagée, avec les points évoqués ci-dessus.
  • VABF, avec le cahier de recette et le PV associés
  • VSR, avec la définition des critères d’ajournement en fonction des anomalies constatées et l’organisation mise en place pour le suivi et la résolution des incidents

Anticiper et gérer les pannes …

  • Niveau de service attendu : 24×7 ? GTI 4H ? GTR 6H ? …
  • Prestations et composants matériels nécessaires en cas de dysfonctionnement ou de panne d’un composant matériel afin de rétablir le service nominal.
  • Prestations associées à la gestion des incidents et des problèmes, inclus les montées de niveau des logiciels et des microcodes afin de résoudre les incidents et les problèmes.
  • Description pour le niveau de service demandé, des services de maintenance et de support, de l’organisation, des processus et de la gouvernance associés, pour tous les composants matériels et logiciels de la solution proposée.
  • Description des rôles et responsabilités de chacune des parties pour les opérations de remplacement de pièces sur les composants matériels suite à un dysfonctionnement ou une panne.
  • Description des rôles et responsabilités de chacune des parties pour les opérations de mises à jour des composants matériels et logiciels de la solution proposée.
  • Description de la procédure de connexion de la solution proposée aux services de maintenance et de support.
  • Description de la procédure de connexion à distance d’un technicien du support (ex : solution de type Webex vers le poste d’un administrateur sous le contrôle de ce dernier)
  • Description du portail Web mis à disposition pour ouvrir des dossiers (incident, demande d’informations, …) et suivi de leur traitement, avec un dialogue possible avec le support technique
  • Visualisation depuis un portail Web de type « Self Service » à tout moment des indicateurs clés du fonctionnement de la solution
  • Détection et prévention des incidents et des pannes, notamment avec le support de l’IA !

C’est maintenant que tout commence !

D’aucuns diront qu’il manque encore des thèmes. C’est certain.

Cependant, je pense que vous avez maintenant une bonne idée de la complexité que représente la rédaction d’un Appel d’Offres Stockage qui a pour objectif le choix de la bonne solution pour répondre à vos besoins.

Donc, YAPLUKA !

Pas si simple ! Au-delà de la simple énumération, il y a la qualification de l’importance de tel aspect ou critère en fonction de votre contexte et de vos attentes. Certains sujets devront être très détaillés, d’autre moins.

Et surtout la quantification des métriques : performance, volumétrie, RPO/RTO, … Etes-vous certain d’y voir clair ? de disposer des bonnes informations sur l’usage actuel ? sur les besoins des Métiers ?

Et enfin, il y a la suite, c-a-d le dépouillement et l’analyse des réponses, avec la lecture de ce qui est écrit et surtout de ce qui ne l’est pas !

Pour rappel, Metanext intervient très régulièrement depuis des années en assistance auprès de ses clients pour l’élaboration de leurs Appels d’Offres Stockage et nous savons que la mise en musique de tous ces ingrédients est compliquée !

Il y a un monde entre simplement lire une recette de cuisine et réussir un plat qui plaise à tous les convives, et provoque un effet Wahou !

Cela s’appelle le savoir-faire et l’expérience …

A bientôt.

Frédéric Chomette